Automatizace procesů

Úřad Banskobystrický samosprávný kraj.

ZADÁNÍ

Úřad každý den dostává velké množství faktur likvidačních listů, které je třeba vyplňovat na základě schvalovatelů z externích žádanek. Externí žádanky se nacházejí v účetním prostředí Fabasoft. Celý proces je časově náročný a náchylný k chybám. Tato neefektivnost v procesu vede ke zpožděním v pracovní činnosti, což může způsobovat frustraci zaměstnanců, ale také nespokojenost zákazníků, kteří čekají na splnění svých požadavků.

naše řešení

Aby se tyto problémy vyřešily, Úřad BBSK implementoval Robotic Process Automation (RPA), aby automatizoval vyplňování likvidačních listů a následně je nahrál do prostředí Fabasoft. Roboty načítají všechny faktury v cílovém souboru a konvertuje je na Word soubory. Zatímco sbírají údaje o schvalovatelích, robot je doplňuje do Word souboru. Ke každé faktuře patří samozřejmě také objednávka, kterou si robot samostatně vyhledává. Posledním krokem je uložení vyplněného souboru spolu s objednávkou. Implementace Robotic Process Automation značně usnadňuje celý pracovní proces, neboť zaměstnanci již nemusí trávit mnoho času manuálním zadáváním údajů a vyplňováním faktur. Tento únavný a opakující se úkol, jsou softwarové roboty schopny zvládnout úkol rychle a přesně. Zaměstnanci se tak mohou soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, což vede ke zvýšení produktivity a spokojenosti s prací.

Výsledky

  • Časová efektivita: Softwarové roboty RPA jsou schopny provádět opakující se a časově náročné úkoly, jako je zadávání údajů do faktur, mnohem rychleji než lidští zaměstnanci. To vedlo zvýšení efektivnosti úřadu.
  • Snížené množství chyb: RPA bylo schopno provádět specifické úkoly s vysokou mírou přesnosti, což vedlo k výraznému snížení chyb v porovnání s manuálními procesy.
  • Snížené náklady: Roboti vyžadovali méně školení a dohledu než lidští zaměstnanci, což vedlo ke snížení nákladů úřady.
  • Přesunuté lidské zdroje: Zaměstnanci, kteří dříve vykonávali opakující se úkoly, se mohli věnovat práci s vyšší hodnotou.