Automatizácia procesov

Úrad Banskobystrického samosprávneho kraja roboticky znižuje možnosť chýb.

ZADANIE

Úrad BBSK každý deň dostáva veľké množstvo faktúr likvidačných listov, ktoré je potrebné vypĺňať na základe schvaľovateľov z externých žiadaniek. Externé žiadanky sa nachádzajú v účtovnom prostredí Fabasoft. Celý proces je časovo náročný a náchylný na chyby. Táto neefektívnosť v procese vedie k oneskoreniam v pracovnej činnosti, čo môže spôsobovať frustráciu zamestnancov, ale aj nespokojnosť zákazníkov, ktorí čakajú na splnenie svojich požiadaviek.

NAŠE RIEŠENIE

Aby sa tieto problémy vyriešili, Úrad BBSK implementoval Robotic Process Automation (RPA), aby automatizoval vypĺňanie likvidačných listov a následne ich nahral do prostredia Fabasoft. Roboty načítavajú všetky faktúry v cieľovom súbore a konvertuje ich na Word súbory. Zatiaľ, čo zbierajú údaje o schvaľovateľoch, robot ich dopĺňa do Word súboru. Ku každej faktúre patrí samozrejme aj objednávka, ktorú si robot samostatne vyhľadáva. Posledným krokom je uloženie vyplneného súboru spolu s objednávkou. Implementácia Robotic Process Automation značne uľahčuje celý pracovný proces, keďže zamestnanci už nemusia tráviť veľa času manuálnym zadávaním údajov a vypĺňaním faktúr. Túto únavnú a opakujúcu sa úlohu, sú softvérové roboty schopné zvládnuť úlohu rýchlo a presne. Zamestnanci sa tak môžu sústrediť na činnosti s vyššou pridanou hodnotou, čo vedie k zvýšeniu produktivity a spokojnosti s prácou.

Výsledky

  • Časová efektivita: Softvérové roboty RPA sú schopné vykonávať opakujúce sa a časovo náročné úlohy, ako je zadávanie údajov do faktúr, oveľa rýchlejšie ako ľudskí zamestnanci. To viedlo zvýšeniu efektívnosti úradu.
  • Znížené množstvo chýb: RPA bolo schopné vykonávať špecifické úlohy s vysokou mierou presnosti, čo viedlo k výraznému zníženiu chýb v porovnaní s manuálnymi procesmi.
  • Znížené náklady: Roboti si vyžadovali menej školení a dohľadu ako ľudskí zamestnanci, čo viedlo k zníženiu nákladov úrady.
  • Presunuté ľudské zdroje: Zamestnanci, ktorí predtým vykonávali opakujúce sa úlohy, sa mohli venovať práci s vyššou hodnotou.