Automatizace procesů

Ministerstvo práce a sociálních věcí.

Digitalizace a zefektivnění procesu zpracování žádostí na Ministerstvu práce a sociálních věcí.

ZADÁNÍ

Původně klienti mohli žádat o příspěvek elektronicky, ale úředníci stále museli manuálně vkládat údaje do interního systému, ověřovat žadatele a další informace.

Automatizační proces se zaměřoval na úsporu času při zpracování přijatých žádostí v interním systému. Cílem tedy bylo implementovat řešení, které načte údaje z elektronické žádosti klientů, která byla vystavena na zabezpečeném API a automaticky je přenést do aplikačního systému Úřadu práce. Tímto způsobem se měla značně snížit manuální práce úředníků a zvýšit efektivita zpracování žádostí. Součástí řešení je i odesílání emailové notifikace žadateli o dávku v případě, že robot úspěšně nebo částečně založil spis. Občan tak získává informaci, že se na zpracování jeho žádosti začalo pracovat.

naše řešení

Pomocí Power Automate jsme vytvořili automatizované pracovní postupy definovaných procesů a následně zajistili jejich běh. Zabezpečili jsme tak přístup do klíčového systému, bez vzniku integračních nákladů u původního dodavatele.

Robot pracuje v nepřetržitém provozu, a to i když dojde k neočekávané chybě. Zároveň generuje pravidelně report, který rozesílá na jednotlivá kontaktní pracoviště ÚP SR. Každý úředník tak má přehled o tom, se kterou žádostí mu robot pomohl a v jakém rozsahu.

Výsledky

Řešení přineslo kompletní digitalizaci původního manuálního procesu a nahradilo tištěné žádosti. Údaje ze žádostí jsou automatizovaně vkládány do agendového systému robota namísto ručního přepisování. Zaměstnanec úřadu dostává oznámení o činnosti robota v systému a pouze ověřuje, zda automatizovaný vstup proběhl správně. Tímto se Úřadu práce ČR podařilo eliminovat značnou neefektivitu a zbytečné zatěžování zaměstnanců neproduktivní činností. Součástí řešení je také chatbot, který pomáhá občanům při vyplňování žádosti a výrazně pomáhá snížit chybovost ze strany žadatele.