Automatizácia procesov

Ministerstvo práce a sociálních věcí.

Digitalizácia a zefektívnenie procesu spracovania žiadostí na Ministerstve práce a sociálnych vecí.

ZADANIE

Pôvodne klienti mohli žiadať o príspevok elektronicky, no úradníci stále museli manuálne vkladať údaje do interného systému, overovať žiadateľov a ďalšie informácie.

Automatizačný proces sa zameriaval na úsporu času pri spracovaní prijatých žiadostí v internom systéme. Cieľom teda bolo implementovať riešenie, ktoré načíta údaje z elektronickej žiadosti klientov, ktorá bola vystavená na zabezpečenom API a automaticky ich preniesť do aplikačného systému Úradu práce. Týmto spôsobom sa mala značne znížiť manuálna práca úradníkov a zvýšiť efektivita spracovania žiadostí. Súčasťou riešenia je aj odosielanie emailovej notifikácie žiadateľovi o dávku v prípade, že robot úspešne alebo čiastočne založil spis. Občan tak získava informáciu, že sa na spracovaní jeho žiadosti začalo pracovať.

NAŠE RIEŠENIE

Pomocou Power Automate sme vytvorili automatizované pracovné postupy definovaných procesov a následne zaistili ich beh. Zabezpečili sme tak prístup do kľúčového systému, bez vzniku integračných nákladov u pôvodného dodávateľa.

Robot pracuje v nepretržitej prevádzke, a to aj keď dôjde k neočakávanej chybe. Zároveň generuje pravidelne report, ktorý rozosiela na jednotlivé kontaktné pracoviská ÚP SR. Každý úradník tak má prehľad o tom, s ktorou žiadosťou mu robot pomohol a v akom rozsahu.

Výsledky

Riešenie prinieslo kompletnú digitalizáciu pôvodného manuálneho procesu a nahradilo tlačené žiadosti. Údaje zo žiadostí sú automatizovane vkladané do agendového systému robota namiesto ručného prepisovania. Zamestnanec úradu dostáva notifikácie o činnosti robota v systéme a iba overuje, či automatizovaný vstup prebehol správne. Týmto sa Úradu práce ČR podarilo eliminovať značnú neefektivitu a zbytočné zaťažovanie zamestnancov neproduktívnou činnosťou. Súčasťou riešenia je aj chatbot, ktorý pomáha občanom pri vyplňovaní žiadosti a výrazne pomáha znížiť chybovosť zo strany žiadateľa.