Automatizácia procesov

Automatizácia spracovania faktúr pre Ministerstvo vnútra Českej republiky.

ZADANIE

Ministerstvo vnútra ČR (MVČR) čelí niekoľkým výzvam v oblasti spracovania faktúr za telekomunikačné služby. V súčasnosti prebieha pred oficiálnym prijatím faktúry do podateľne zdĺhavá e-mailová komunikácia medzi dodávateľom telekomunikačných služieb a príslušným odborom MVČR. Dodávateľ zasiela náhľad faktúry, ktorý je potrebné podrobiť detailnej revízii. MVČR vykonáva analýzu formálnych a obsahových náležitostí a overuje, či fakturované položky zodpovedajú uzavretým zmluvám. V prípade zistenia akýchkoľvek nezrovnalostí je dodávateľ vyzvaný k ich odstráneniu, čo predlžuje čas potrebný na spracovanie a odpoveď.

NAŠE RIEŠENIE

Na základe identifikovaných problémov sme v rámci projektu navrhli implementáciu robotickej procesnej automatizácie, zameranú na podproces validácie náhľadov faktúr zasielaných operátorom dátových služieb. Hlavnou činnosťou tejto automatizácie bude detailná analýza prijatých náhľadov faktúr za telekomunikačné služby a ich posúdenie na základe vopred definovaných pravidiel a postupov.

Naším cieľom bolo, aby automatizácia bola schopná efektívne spracovávať údaje z faktúr a porovnávať ich s informáciami zo zmluvných dokumentov a evidenciou pokút. Proces automatizácie vyžaduje, aby faktúry boli v strojovo čitateľnom formáte, ideálne PDF, aby robot mohol bez problémov extrahovať potrebné údaje.

Ak sa v procese zistia nezrovnalosti, robot automaticky vygeneruje e-mailovú notifikáciu pre príslušných pracovníkov MVČR, ktorá obsahuje informácie o výsledku spracovania a navrhovaný text pre odpoveď dodávateľovi. Týmto spôsobom sú operátori klientského centra schopní rýchlo a efektívne reagovať na požiadavky dodávateľov.

Výsledky

Realizácia PoC projektu umožnila MVČR podrobne vyhodnotiť prínos umelej inteligencie v procese spracovania faktúr. Automatizácia prispela k výraznému zvýšeniu efektivity interného procesu, čo vedie k rýchlejšiemu schvaľovaniu faktúr a eliminácii chýb, ktoré sa vyskytovali pri manuálnom spracovaní.

Dôležitým výsledkom je tiež zníženie času potrebného na spracovanie faktúr, čo zlepšilo celkovú komunikáciu medzi MVČR a dodávateľmi telekomunikačných služieb.