Automatizace procesů

Automatizace zpracování faktur pro Ministerstvo vnitra České republiky.

ZADÁNÍ

Ministerstvo vnitra ČR (MVČR) čelí několika výzvám v oblasti zpracování faktur za telekomunikační služby. V současné době probíhá před oficiálním přijetím faktury do podatelny zdlouhavá e-mailová komunikace mezi dodavatelem telekomunikačních služeb a příslušným odborem MVČR. Dodavatel zasílá náhled faktury, který je třeba podrobit detailní revizi. MVČR provádí analýzu formálních a obsahových náležitostí a ověřuje, zda fakturované položky odpovídají uzavřeným smlouvám. V případě zjištění jakýchkoli nesrovnalostí je dodavatel vyzván k jejich odstranění, což prodlužuje čas potřebný ke zpracování a odpovědi. 

naše řešení

Na základě identifikovaných problémů jsme v rámci projektu navrhli implementaci robotické procesní automatizace, zaměřenou na podproces validace náhledů faktur zasílaných operátorem datových služeb. Hlavní činností této automatizace bude detailní analýza přijatých náhledů faktur za telekomunikační služby a jejich posouzení na základě předem definovaných pravidel a postupů. 

Naším cílem bylo, aby automatizace byla schopna efektivně zpracovávat údaje z faktur a porovnávat je s informacemi ze smluvních dokumentů a evidencí pokut. Proces automatizace vyžaduje, aby faktury byly ve strojově čitelném formátu, ideálně PDF, aby robot mohl bez problémů extrahovat potřebné údaje. 

Pokud se v procesu zjistí nesrovnalosti, robot automaticky vygeneruje e-mailovou notifikaci pro příslušné pracovníky MVČR, která obsahuje informace o výsledku zpracování a navrhovaný text pro odpověď dodavateli. Tímto způsobem jsou operátoři klientského centra schopni rychle a efektivně reagovat na požadavky dodavatelů. 

Výsledky

Realizace PoC projektu umožnila MVČR podrobně vyhodnotit přínos umělé inteligence v procesu zpracování faktur. Automatizace přispěla k výraznému zvýšení efektivity interního procesu, což vede k rychlejšímu schvalování faktur a eliminaci chyb, které se vyskytovaly při manuálním zpracování. 

Důležitým výsledkem je také snížení času potřebného ke zpracování faktur, což zlepšilo celkovou komunikaci mezi MVČR a dodavateli telekomunikačních služeb.