html web templates

Adopčná kampaň pre prijatie a aktívne využívanie Office 365

Váš sprievodca zmenou s tímom, ktorý má skúsenosti.

V akej situácii je adopčná kampaň užitočná?

Keď začínate

Keď plánujete „prechod“ na Office 365 a chcete, aby prebehol čo najjednoduchšie a najefektívnejšie.

Keď nevyužívate

Keď už ste u vás zaviedli Office 365 a snažíte sa o jeho aktívne využívanie vašimi zamestnanci.

Ciele aktívneho používania licencií O365 v organizácii

1

Efektívnejšia interná komunikácii a spolupráca

Jasnosť dohôd a termínov, menšia časová investícia do výmeny informácií a zlaďovania termínov.

2

Cielená a „zákaznícky orientovaná“ externá komunikácia

Širšia ponuka nástrojov na zdieľanie informácií, dostupnosť, zastupiteľnosť, jasnosť pri dohodách a zlaďovaní termínov.

3

Priebežná a presná spätná väzba o užívaní, kontrola efektivity využívania a možnosť oslovovať aj interného aj externého zákazníka na základe jeho aktivity

4

Finančná efektivita

Možnosť prispôsobenia obnovy licencii podľa užívateľského „správania“ organizácie a jej zamestnancov a zákazníkov.

Predpokladom zavedenia aktívneho používania nového systému (Office 365) v organizácii je, aby zamestnanci ako používatelia:

  • Rozumeli výhodám a úžitku systému
  • Našli si pre seba dôvody, aby chceli používať nový systém a jeho nástroje 
  • Vyskúšali si svoju bežnú agendu spracovať v systéme 
  • Naučili sa systém plnohodnotne používať  
  • Stali sa pravidelným používateľom systému

Zo skúsenosti vieme, že prijatie zmeny a prechod na Office 365 u väčšej skupiny ľudí vyžaduje viac ako len jeho inštaláciu na všetky počítače. Preto máme v našom tíme aj následujúce experty.

IT špecialistov, ktorí poznajú prácu s hardvérom a inštaláciami softvérov.



Produktových špecialistov na O365 a cloudové riešenia.

Mobirise

Programátorov, ktorí vedia doplniť a prispôsobiť interné počítačové prostredie, ktoré organizácia používa zmene na O365.

Koučov a expertov na internú komunikáciu a analýzu potrieb jednotlivých cieľových skupín.

Komponenty kvalitnej adopčnej kampane

Analýza cieľových skupín

Prvým krokom je identifikácia interných skupín používateľov a zistení ich potrieb a motivácie a zosúladenie očakávaní s možnosťami reálneho výsledku adopčnej kampane v spoločnosti.

Návrh komunikačnej stratégie pre jednotlivé cieľové skupiny

Akonáhle máme vytipované jednotlivé skupiny používateľov, pripravíme základný komunikačný plán smerom dovnútra organizácie.

Následuje vytvorenie materiálov podporujúcich zavedenie zmeny – napr. príklady využitia vybraných nástrojov v rámci O365 pre jednotlivých používateľov alebo skupiny.

Poslednou súčasťou návrhu komunikačnej strategie je nájdenie vhodných príležitostí a načasovanie komunikácie vzhľadom na charakter pracovného roku a dôležitých období v organizácii.

Vedenie ľudí v procese zmeny

Často opomíjeným aspektem dobre provedenej adopčnej kampane je podpora samotného vedenia organizácie, ktoré býva iniciátorem celého procesu. Je dôležité na zamestnance správne komunikovať, že novo implementovaný systém nie je "výmysel shora", ale má pre každého zo zamestnancov reálný prínos.

 Vhodným prostredníkom ku kladnému prijatiu je identifikácia sympatizantov zmeny a práca s nimi ako „internými agentmi zmeny“.

Na pamäti je treba mať aj rozpoznanie rezistentných skupín a prípravu dohody s nimi – napr. ve forme minimalistického prijatie zmeny a začlenenie sa do zmeny v rámci organizácie. 

Nakoniec musí vzniknúť dohoda na časových harmonogramoch a „míľnikoch“ pri zavádzaní aktívneho používania O365. Takýto časový plán pomôže nie len pri implementácii samotnej kampane, ale predovšetkým poslúži k vyhodnoteniu jej úspešnosti.

Návrh motivačného systému

Podľa našich skúseností je nevyhnutelné interne  "predať" pripravované zmeny. Tento motivačný systém musí byť samozrejme prispôsobený potrebám a motiváciím jednotlivých cieľových skupín.

Vďaka presnému reportingu používania jednotlivých nástrojov je tak možné napr. pripraviť "balík výhod" pre nejaktívnejších jednotlivcov, ktorý bude zároven dostatočne motivovat aj ostatných používateľov. 

Vzdelávací plán na mieru

Pre vedenie organizácie, agentov zmeny aj ostatných používateľov pripravíme vzdelávací plán presne na mieru danej skupiny.

Možnosti takého plánu sú široké. Typicky sa jedná o zaškolenie IT administrátorov a ich pripravenie na roli „interného školiteľa“, zoznámenie s reporty o využívaní licencií, predstavenie O365 jednotlivým skupinám používateľov, jeho vybraných nástrojov a ich výhod a príkladov použitia v praxi, gamifikácia vzdelávania, poskytnutie FAQ manuálov, podporných a školiacích materiálov, prepojenie na online informácie, poskytnutie hotline pre riešenie akutných problémov a mnohé ďalšie.

Čo vám môže priniesť spolupráca s nami?

  1. Podporu pre interný IT tím a vedenie organizácie.
  2. Ušetrenie času a energie interného IT tímu pri zavedení O365 .
  3. Vybudovanie povedomia, záujmu a aktívneho používania v organizácii.
  4. Rozvoj a získanie základných zručností pri práci s nástrojmi Office 365 a ich aktívny rozvoj.
  5. Vytvorenie podmienok pre zlepšenie spolupráce vo vnútri organizácie a s externými partnermi a zákazníkmi .
  6. Lepšie prijatie pracovného prostredia Office 365.
Adresa

predu s.r.o.
Švabinského 21
budova EMEL
851 01 Bratislava

Kontakty

Mobil: +421 951 108 701
E-mail: info@predu.sk  

Fakturačné údaje

IČO: 47894687
DIČ: 2024136576
IČ DPH: SK2024136576